Kerfisskipti eru verkefnið sem fólk frestar lengst. DK virkar, allt er á sínum stað og tilhugsunin um að flytja sjálfan grunninn er yfirþyrmandi. En það kostar líka að sitja áfram í gömlu kerfi sem tekur umtalsverðan tíma í hverjum mánuði. Hér eru skrefin og gildrurnar.
Af hverju Payday?
DK er traust kerfi og hefur þjónað íslensku atvinnulífi vel í áratugi. Það byggir samt á gömlum grunni: handvirkum innslætti, takmörkuðum tengingum og viðmóti sem hentar bókurum betur en eigendum sem vilja sjá stöðuna í símanum.
Payday er íslenskt skýjakerfi með:
- Beina bankatengingu sem les færslur sjálfkrafa inn í bókhaldið
- Skönnun kvittana, þú tekur mynd og kvittunin les sig sjálf
- Rafræn VSK-skil og staðgreiðsluskil til Skattsins
- Innbyggt launakerfi með rafrænum launamiðum
- Tengingar við Shopify, Stripe og önnur sölukerfi
Niðurstaðan er minni handavinna, færri villur og tölur sem eru alltaf uppfærðar.
Stærsti munurinn er ekki kerfið sjálft heldur handavinnan sem hverfur.
Skrefin í flutningi
Ferlið er nokkurn veginn eins fyrir flest fyrirtæki:
- Veldu skiptidag, venjulega mánaðamót, helst um áramót eða strax eftir VSK-skil
- Kláraðu DK, staðfestu allar færslur og stemmdu af bankann
- Flyttu gögnin út úr DK: saldólista, viðskiptamannaskrá, vörulista og opnunarstöður
- Stofnaðu félagið í Payday: kennitala, stillingar og VSK-upplýsingar
- Flyttu gögnin inn í Payday, saldó og listar í gegnum CSV
- Tengdu bankann, staðfest rafrænt úr netbankanum
- Stilltu VSK og staðgreiðslu: hlutfall, skilatíðni og skattnúmer
- Keyrðu samhliða í eina til tvær vikur og athugaðu að færslurnar séu réttar í báðum kerfum
- Lokaðu DK þegar staðfest er að Payday gefi sömu tölur
Hvað flyst og hvað ekki?
Flyst með:
- Saldó, það er opnunarstöður, við skiptidag
- Viðskiptamannaskrá og birgjar
- Vörulistar og verðskrár
- Höfuðbókin, sem opnunarstöður en ekki sögulegar færslur
Flyst ekki með, geymt sem afrit:
- Sögulegar færslur í DK
- Eldri reikningar og kvittanir
- Sögulegir launamiðar
Gögn fyrri ára eru áfram aðgengileg í DK eða sem PDF- og CSV-afrit. Þú þarft ekki að flytja söguna, bara að geta nálgast hana ef eftir henni er kallað.
Algengar gryfjur
Tímasetningin
Að skipta í miðjum mánuði er algeng villa. VSK-uppgjör eru á tveggja mánaða fresti og launakeyrslur mánaðarlegar, og þú vilt ekki hafa hálfan mánuð í gamla kerfinu og hálfan í nýja. Veldu mánaðamót, helst eftir VSK-skil.
Saldó sem stemma ekki
Eftir innflutning skaltu alltaf keyra saldólista í báðum kerfum og bera saman. Tölurnar verða að vera nákvæmlega þær sömu. Smávægileg villa núna er orðin stór villa eftir hálft ár.
Bankatengingin ekki komin í gang
Ef þú lokar DK 1. mars en kveikir ekki á bankatengingunni í Payday fyrr en 15. mars verður gat í bókhaldinu. Hafðu tenginguna virka frá og með skiptidegi.
Launakeyrsla í tveimur kerfum sama mánuðinn
Algengasta launavandamálið er starfsmaður sem fær launamiða úr bæði DK og Payday fyrir sama mánuð. Veldu eitt kerfi fyrir launakeyrslu mánaðarins og stattu við það.
Hvað tekur þetta í raun?
Fyrir lítið fyrirtæki með einn til fimm starfsmenn og einföld VSK-skil:
- Undirbúningur: einn til tveir dagar
- Útflutningur úr DK: hálfur dagur
- Uppsetning í Payday: einn dagur
- Innflutningur og samanburður: einn dagur
- Samhliða keyrsla: ein til tvær vikur
- Lokun á DK: hálfur dagur
Frá ákvörðun þangað til allt er komið yfir eru þetta tvær til þrjár vikur.
Stærri fyrirtæki með flóknari launauppbyggingu, margar söluleiðir eða fleiri kennitölur þurfa lengri samhliða keyrslu, en grunnferlið er það sama.
Þarftu aðstoð?
Bóklega sérhæfir sig í Payday og aðstoðar fyrirtæki við kerfisskipti, hvort sem þau koma úr DK, Navision eða Excel. Við sjáum um útflutning, innflutning, afstemmingu og þjálfun. Hafðu samband ef þú vilt fá tilboð, eða lestu meira um vinnulagið okkar.
Bóklega
Bókhaldsstofa · Reykjavík